Integración de un chatbot basado en ChatGPT para optimizar la gestión administrativa en Inblen SA

Integración de un chatbot basado en ChatGPT para optimizar la gestión administrativa en Inblen SA

El presente trabajo investigativo muestra el desarrollo piloto de la integración de un chatbot basado en ChatGPT como facilitador de la optimización de los procesos de gestión administrativa en la empresa Inblen S.A. Este es originado por la percepción de falta de eficiencia en los procesos de gesti...

Descripción completa

Detalles Bibliográficos
Autores principales: Blandón León, Walter José, Mojica Baltodano  , Manuel Antonio
Formato: Online
Idioma:spa
Publicado: National Autonomous University of Nicaragua, Managua; UNAN-Managua 2023
Acceso en línea:https://revistas.unan.edu.ni/index.php/reice/article/view/2534
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institution Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, UNAN-Managua
collection Revista Electrónica de Investigación en Ciencias Económicas
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description El presente trabajo investigativo muestra el desarrollo piloto de la integración de un chatbot basado en ChatGPT como facilitador de la optimización de los procesos de gestión administrativa en la empresa Inblen S.A. Este es originado por la percepción de falta de eficiencia en los procesos de gestión administrativa que están vinculados en la consulta o búsqueda de información en los buscadores disponibles en la web para la realización o complementación de ciertas tareas, pretendiendo que la implementación de este chatbot sea un agente optimizador de las tareas repetitivas. La integración se desarrolló en cuatro fases: diagnóstico inicial de Inblen SA, capacitación de los colaboradores en ingeniería de prompts y uso del chatbot, evaluación del impacto de la integración del chatbot basado en ChatGPT y análisis de desafíos y obstáculos derivados de la implementación y adopción del chatbot. Así mismo, se realizó un análisis cruzado entre un checklist y una entrevista post implementación para evaluar el impacto de la integración del chatbot en la eficiencia operativa de los procesos administrativos, considerando como eje principal la reducción del tiempo requerido para la realización de tareas y resolver consultas internas. Seguidamente, se verifico que el chatbot basado en ChatGPT ha tenido un impacto positivo no solo en la reducción de tiempo para realizar tareas logrando la eficiencia operativa, sino en el confort de los colaboradores en el sentido de que ahora cuenta con una herramienta de apoyo que les permitirá alcanzar la realización de sus funciones de una manera más práctica y en menor tiempo. De igual forma, se analizaron los desafíos y obstáculos que surgieron los cuales fueron reportados por los colaboradores, seguidamente, se puede evidenciar que la integración del chatbot ha sido exitosa con algunas propuestas de mejoras y desafíos entre los que resaltan que la calidad de respuesta generada es en base a la calidad del prompt generado.
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publisher National Autonomous University of Nicaragua, Managua; UNAN-Managua
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spelling REICE25342024-06-10T17:02:43Z Integration of a ChatGPT-based chatbot to enhance administrative management at Inblen SA Integración de un chatbot basado en ChatGPT para optimizar la gestión administrativa en Inblen SA Blandón León, Walter José Mojica Baltodano  , Manuel Antonio ChatGPT operational efficiency company prompt ChatGPT eficiencia operativa empresa prompt This research work presents the pilot development of integrating a ChatGPT-based chatbot as a facilitator to optimize administrative management processes at Inblen S.A. This initiative arose from the perceived lack of efficiency in administrative management processes related to information retrieval or search on web browsers for the execution or completion of certain tasks. The implementation of this chatbot aims to act as an optimizer for repetitive tasks. The integration unfolded in four phases: the initial diagnosis of Inblen S.A., training of employees in prompt engineering and chatbot usage, evaluation of the impact of integrating the ChatGPT-based chatbot, and analysis of challenges and obstacles arising from the implementation and adoption of the chatbot. Furthermore, a cross-analysis wasconducted between a checklist and a post-implementation interview to assess the impact of chatbot integration on the operational efficiency of administrative processes. The primary focus was on reducing the time required for task completion and addressing internal queries. Subsequently, it was confirmed that the ChatGPT-based chatbot had a positive impact not only on reducing time for task completion, achieving operational efficiency, but also on the comfort of employees. They now have a supportive tool that enables them to fulfill their responsibilities more practically and in less time. Similarly, challenges and obstacles were analyzed, as reported by employees. The integration of the chatbot was deemed successful with some improvement suggestions and challenges, notably highlighting that the quality of generated responses is contingent on the quality of the generated prompt. El presente trabajo investigativo muestra el desarrollo piloto de la integración de un chatbot basado en ChatGPT como facilitador de la optimización de los procesos de gestión administrativa en la empresa Inblen S.A. Este es originado por la percepción de falta de eficiencia en los procesos de gestión administrativa que están vinculados en la consulta o búsqueda de información en los buscadores disponibles en la web para la realización o complementación de ciertas tareas, pretendiendo que la implementación de este chatbot sea un agente optimizador de las tareas repetitivas. La integración se desarrolló en cuatro fases: diagnóstico inicial de Inblen SA, capacitación de los colaboradores en ingeniería de prompts y uso del chatbot, evaluación del impacto de la integración del chatbot basado en ChatGPT y análisis de desafíos y obstáculos derivados de la implementación y adopción del chatbot. Así mismo, se realizó un análisis cruzado entre un checklist y una entrevista post implementación para evaluar el impacto de la integración del chatbot en la eficiencia operativa de los procesos administrativos, considerando como eje principal la reducción del tiempo requerido para la realización de tareas y resolver consultas internas. Seguidamente, se verifico que el chatbot basado en ChatGPT ha tenido un impacto positivo no solo en la reducción de tiempo para realizar tareas logrando la eficiencia operativa, sino en el confort de los colaboradores en el sentido de que ahora cuenta con una herramienta de apoyo que les permitirá alcanzar la realización de sus funciones de una manera más práctica y en menor tiempo. De igual forma, se analizaron los desafíos y obstáculos que surgieron los cuales fueron reportados por los colaboradores, seguidamente, se puede evidenciar que la integración del chatbot ha sido exitosa con algunas propuestas de mejoras y desafíos entre los que resaltan que la calidad de respuesta generada es en base a la calidad del prompt generado. National Autonomous University of Nicaragua, Managua; UNAN-Managua 2023-12-13 info:eu-repo/semantics/article info:eu-repo/semantics/publishedVersion Artículo revisado por pares application/pdf https://revistas.unan.edu.ni/index.php/reice/article/view/2534 10.5377/reice.v11i22.17368 REICE: Revista Electrónica de Investigación en Ciencias Económicas; Vol. 11 Núm. 22 (2023): julio - diciembre; 274 - 299 2308-782X spa https://revistas.unan.edu.ni/index.php/reice/article/view/2534/3952 Derechos de autor 2023 REICE: Revista Electrónica de Investigación en Ciencias Económicas http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0

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